做好展台工作管理之展前工作（一）

   【集萃网观察】展台工作是整个展览工作最重要、最关键的阶段，所有展览筹备工作都是为了这个阶段。展览的价值主要在这一阶段得到实现。如果筹备顺利、充分，展台工作将决定展出是否成功。如前所述，准备工作相当于“搭台”，展台工作相当于“唱戏”。台搭好了，演出还不算成功；戏唱好了，演出才算成功。

    展台工作指展览会开幕期间展台工作人员在展台上的工作，包括展台接待、展台推销、展台记录等工作。

    1、展前工作

    展前工作是指展台人员抵达展出地至展览会开幕前这一段时间所做的工作。展前工作既是筹备工作的最后冲刺阶段，也是展台工作的前奏。这一段工作的特点：一是时间有限，没有任何延长的余地，因此相当紧张；二是各项筹备工作齐头并进全面开展，事情多、环节多，容易忙乱，因此压力相当大。为了使各项工作按质、按量、按时完成，必须进行有效地管理。

    （1）展台筹备

    第一是计划。开始工作之前，通盘考虑各方面的工作，详细制定计划，协调安排工作，尤其是相互关联的工作一定要考试周到，比如运输和施工，施工和布置等。如果几项工作互相衔接，就必须规定截止期。在展览工作中，按时非常重要。各项工作要落实到人。制定好计划后，可以编制工作进度表。如果展台规模小，可以由展台经理一人制定计划、指挥。如果展台规模大，则应当由各方面具体负责人制定细节计划，由展台经理协调总计划。

    第二是布置。工作、时间和人员安排好后，必须通知到每个有关人员，并将计划表发给展台人员，让其知道自己的工作任务、职权范围、工作期限。除了让有关人员知道自己的工作之外，还应该知道相关人员和工作的前后衔接关系。

    第三是监督。展览管理工作中要有检查、监督机制。各方面的负责人和展台经理要随时、频繁地检查、监督工作进度和质量，使展前工作严格按计划实施。

    第四是协调。一旦出现问题，立即设法调整、解决。必要时加人、加班。

    第五是检查。各项工作要检查验收。对于委托的工作，比如展台施工、道具租赁、展品运输等都应当进行检查验收。检查验收应有书面凭据。检查主要是为了保证工作质量，同时检查结果也是解决纠纷的凭据。

    第六是联络工作。展台人员在抵达展览会所在地后，应当接触到有关部门，首先，与当地代理联系。当地代理熟悉环境，可以帮助解决一些问题；其次，与展览会各方面建立联系，包括展览会的新闻中心、问讯处、接待人员、技术人员、新闻经理、以及现场组织经理；第三，与运输公司联系，如果是出境展出，还会涉及海关，也要建立关系；第四，与施工公司联系。如果有可能，与提供展具、服务等单位也有直接联系，这种人际关系有助于合同对方执行合同，并在困难的条件下，能获得其优先服务；第五，如果是出境展出，与当地使馆、商务机构联系，他们可以提供当地市场情况。另外，视展出需要与其他有关方面建立联系，比如：如果展出规模大，展出目的是宣传，就可以与当地新闻媒体建立联系。到达展场后，要立即拜见展览会负责人，建立联系。

    第七是展品、运输工作。主要是办理有关手续，将展品运抵展场、进馆、就位、开箱、清点、布置。清点要认真，根据编号逐件清点，逐项核对，如果发现点多、点缺、损坏等情况应按规定填写原始凭证或受损报告书。空箱不要损坏，包装材料等要保留在原箱内，因为展后不论是出售，回运都需要再包装。需要操作的展品，一定要试运作正常后才能在展览期间示范。安排空箱搬运、储存。这项工作主要是与运输公司协调好。

    第八是施工、布置工作。施工、布置是展前最突出的筹备工作。在开幕前，施工、布置工作必须100%的完成。展览会开幕日期和时间完全没有灵活性。因此，一定要计划、安排、管理好施工、布置工作，按时按质将展台搭好。

    第九是宣传工作。在此之前，已向所有现有和潜在客户做了宣传工作。展台人员抵达展出地后，主要是直接联系、邀请最重要的客户。与工商会、行业协会联系，特别是与展出产品有关的协会团体联系。邀请他们前往参观展出。新闻工作是宣传工作的一部分。如果需要就拜见展览会新闻负责人，并熟悉新闻室及其活动安排，提供自己的新闻稿。充分利用展览会的新闻、宣传、广告活动。

    第十是公关工作。如果有比较大的活动，比如开幕式、馆日、贵宾访问等，工作环节和细节比较多。这类工作宜委托给专业公关公司办理。

    第十一是行政工作。办理入场证、停车证，安排雇佣临时人员等，虽然是一些非主要工作，但是不办妥可能会造成比较大的麻烦。因此也要细心一一办妥。