企业参展企划的步骤和内容

    【集萃网观察】一、 展览工作筹划步骤

    展览工作基本上可以分为两大部分，一部分是筹备工作，包括对内组展、对外联络、展品运输、设计施工、宣传广告、行政后勤、财务费用等等。这一部分工作是“后台”性质的展览工作，是“搭台”，贯彻整个展览工作过程；另一部分是展台工作，包括接待观众、介绍公司、介绍产品、散发资料、记录情况、洽谈贸易、签订合同以及开展后续工作等等。这一部分工作是“前台”性质的展览工作，是“唱戏”，基本限于展览会展出期间。两部分工作有着密不可分的联系，对展出成功都很重要，都需要认真策划。但是两部分工作的性质却有所不同，筹备工作服务于展台工作，展览有关人员必须清楚这一关系，明白这种关系将有助于有目的地做好各项展览工作，提高展出效益。

    具体的展览工作筹划步骤如下：

    步骤内容：

    第一步 按实际需要将工作分为几大类：设计施工，展品运输，宣传联络，行政后勤，展台工作、后续工作。

    第二步 在各分类之下详细列明具体事项。

    第三步 弄清楚工作之间的关系，比如A工作要在B工作完成之后方能开始。

    第四步 要定期检查工作进度和质量，及时发现并解决问题，保证整体工作协调、正常。

    二、 展出工作内容

    1、明确人员及分工

    人是展览工作的第一要素，是展出成功与否的决定性因素。展览工作首先是人的工作。把人的工作做好才有可能把展览工作做好，才有可能使展出成功。展览人员包括筹备人员和展台人员。

    （1） 人员组成

    从管理角度出发，展览工作需要由各方面的人员组成一个协调的组织机构。此机构可以大到委员会，由高级领导人挂帅，比如参加世界博览会的组织委员会多由各参展国的政府领导人挂帅挂名，也可以小到小组甚至一个人。后一种情况比较普遍，通常称为项目小组或筹备小组。此机构必须有一个负责全面工作的人员，通常称为项目经理或协调人。

    （2） 人员分工

    确定人员后，确定人员分工，制定人员分工情况联络表。联络表内容包括人员姓名、职权、联系地址。联络表可以包括外部单位比如支持单位、接待单位、运输公司、运输代理、设计施工公司、道具公司、广告代理、花草公司、电信公司等。联络表分为筹备联络表和展台联络表，分别用于筹备和展出阶段。

    （3） 人员管理

    对展览有关人员进行有效地管理是展出成功的基本保证。展览人员管理其突出的特点是临时性。对大部分参加展览工作的人员而言，展览工作只是其全部工作中的一部分，甚至是一小部分。筹备组、组出组也是临时组建的机构，也就是说工作是临时的、人际关系是临时的。这种临时性可能表现为当事人工作不全力以赴，同事之间、上下级之间关系松散，合作比在正常环境下可能难一些。把临时组织起来的展览人员管理好，从而将临时性的展览工作做好，需要比正常情况更下功夫。

    2、规定工作事项及顺序

    展览工作事项相当繁杂，工作中的衔接、交叉环节也很多。面面周到地安排展览工作有助于筹备和展出有条不紊、少疏忽、高效率。展览工作由项目经理，或由项目经理与上级领导，或由项目经理与项目组共同讨论制定；展览工作由项目经理监督实施并协调。

    为科学地筹划、开展展览工作，制定展览工作方案是必须的，目前对工作方案有几种表示方法：

    （1）所有一切记在脑子里。这是一种原始的计划和工作方法，凭经验和记忆办事。这种方法已不适应现代工作要求。

    （2）列出主要工作事项和时间。这是一种初级的计划和工作方法，工作仍主要靠经验，也不能适应现代工作要求。

    （3）制作简单的工作日程表。这是一种中级的计划和工作方法，将所有事项分类排列，注明负责人，注明办理时间。这方法适应目前中国的管理水平。

    （4）制作详细的工作日程图。比上一种方法又进了一步。用图示方法表明工作流程、关系，注明负责人，注明办理时间等有关管理因素。展览工作事项列明、列清后，再加上一些基本情况，就是一份展览工作方案。

    3、规定时间和期限

    时间安排也可以称作日程安排。展览筹备时间看起来可能富裕，但是实际很紧张。越拖延，展览筹备工作将越困难，而展出成功的可能性就越小。展览会上常见参展企业抱怨主办者。但是实际是参展企业本身造成的。这些公司往往把筹备工作放到不得不做时才做，导致效率和效益低下。如果筹备时间确实太大，那么只有把工作全部委托给施工公司，包括设计、制作、施工、布置等。施工公司也许会在最后一刻赶制完毕，但是质量可能要受一些影响，费用肯定要高不少。展览许多工作看似不起眼但是筹办起来却很费时费力，因此要尽早安排。展览会日程具有不可更改性，因此展览工作日程和计划一定要严谨，执行也要认真。制定严格的工作日程将有助于提高本展览工作的效率。在展览会工作中，“按时”非常重要。展览环节多，如果一项工作未按时，一系列工作将受影响，严重的会出现混乱，甚至使展览失败。因此，做展览工作一定要严时，规定的截止期一定要遵守。不论展览会大小，参展企业都应把已定日期当作纪律来执行遵守。

    4、规定费用标准

    展览各项工作都需要费用。费用预算总额应在做展出决定就确定。在做出展出决定后，就应该尽快做展览的详细预算，与计划工作结合做。根据财力和工作需要安排预算，在执行过程中根据实际情况进行必要的调整，并对开支做出必要的控制。没有预算，没有控制，就可能超支，甚至超支严重。费用工作为整体展览工作服务，费用工作的目的是合理、科学地使用各种费用，提高展览工作的效率和效益。做展览费用工作，不仅要站在财务角度，精打细算，不浪费金钱；也要站在经营角度，用投资的观念有效地使用金钱，把它当作投资时，金钱才有活力，工作才具有挑战性，才能导致效果和高效益。费用的使用涉及预算、开支、记账、审核、决算等等许多技术要求和规定。

    展览费用应纳入参展企业的整体财务系统以及政府统计、税务等部门的标准，而各单位、各地方的差别很大，且不相容，这里只简单讲述展览预算、控制等管理方面的一些原理、方法、知识、经验，为参展企业做费用工作提供帮助。

    展览费用一般分为直接费用和间接费用。直接费用是指为筹办展览直接开支的费用，各个展览项目之间会有比较大的差异。展览直接费用由展览项目有关人员负责管理，属于展览项目工作一部分。展览界一般将展览费用划分为四大类，并根据不同的特点、标准提出分配比例和备用比例：

    （1）设计施工类费用，也有人称作展台费用。包括设计、施工、场地租用、展架租用或制作及搭建和拆除、展具制作和租用、电源连接及用电、电气设备租用及安装、供排水设备租用及安装、电话电脑租用及安装、餐饮设备租用及安装、地毯租用、展品布置、文图设计制作安装、防火器材租用、展台清扫等。这部分费用可能占总预算的35%～70%，一般需要约15%的备用。

    （2）展品运输类费用。包括展品的制作或购买（如果是现有产品，也有资金占用问题）、包装、运输、装卸、仓储、保险等。这部分开支因距离远近、展品多少、单程或往返运输而差异可能很大，可能占总额预算的10%～20%。需要留有10%的备用额。

    （3）宣传公司关类费用。这是一个范围很广的开支类别，包括宣传、新闻、广告、公共关系、交际、联络、编印资料、摄影、摄像等等。这部分开支可能占总预算的10%～30%，由于其收缩性很大，因此备用额可以多留些，为20%。有些参展企业在宣传、广告、公关、编印资料等方面有专门的预算，展览宣传等工作是整体宣传等工作的一部分，在这种情况下这类开支项目也可以列为间接开支项目。

    （4）行政后勤类费用，也有人称作人员费用。行政或人员开支是一个比较复杂的类别。展览间接开支大部分发生在这里。比如正式筹备人员和展台人员的工资是参展企业的经常性开支，不从展览预算中开支。但是，从管理角度看，为了计算展览工作效率和效益，必须计算人员开支。有一种计算方式称为“人员??时间核算”。“人员??时间核算”不仅是一种时间与预算和开支挂钩，要根据参展企业具体情况决定。行政后勤的直接开支费用主要有人员的交通、膳食、住宿、长期职工的补贴、人员培训、人员制服、临时雇员的工资等。这部分费用可能占总预算的10%～20%，备用额10%。