展会成功的一半 观众信息管理

    【集萃网观察】动辄几十万人次的展览会，最让展商头疼的工作是什么？应该说，莫过于观众组织管理了，今年的展会到底来了多少人？分别是来自于哪些公司？他们的联系方式和相关信息如何迅速录入和分析整理？明年的展会怎样快速的找到这些目标观众？

    一些专业的会展科技公司给出了相关的解决方案。

    参加过前不久上海国际地板材料展的观众，会在进门处遇到服务人员手持ＰＤＡ对着观众胸卡拍照。她们做的工作正是会展观众管理的关键一步，录入观众信息。

    如今，这种采集观众信息、统计观众人数的做法已经被许多会展公司所采用。

    最让会展主办方头痛的事情是什么呢？就是会展效果的回馈。一次大型会展，每天能有上万的观众；到底有哪些人参加了这次会展，其中有多少回头客；他们对这次会展的评价如何……

    这些都是主办方最关心也最头痛的问题。使用传统的手工统计方法，效率和准确性上差得可以。

    随着互联网技术的发展，在网上进行观众信息预登记也流行起来。但有也弊端，登记过的观众是不是真的到场了呢？哪些人才是真正的忠实“回头客”，这些人是主办方最想抓住的，却也是最难找到的。

    改装ＰＤＡ

    一键拍照 名片留存

    信息技术的发展为这个难题带来了解决方案。

    我们曾经报道过二维码的应用，一个小小的正方形二维码，可以储存大量的信息。个人用户通过手机给二维码拍照，可以简单的只按一个键，就直接登陆相关信息的网站，获得大量的相关信息。
  
    二维码用来储存、读取会展观众的信息也同样表现出色。

    昆仑亿发上海分公司的销售经理沈小姐为记者介绍了他们公司的ＰＤＡ会展服务的过程。这家成立于１９９９年的会展服务公司，是业界的骨灰级的代表。

    首先要做的工作是预登记服务，观众会被要求在相关网站上填写一些自己的个人信息，这些信息都会被储存在相关的数据库中。

    然后这名观众的信息编号就被写成条形码，打印在他的参展胸卡上。例如编号为８３５号的观众，就会得到印有这个编号的条形码的胸卡。因为新兴的二维码可以储存更多的信息，最近胸卡上的条形码也渐渐被二维码代替。
   
    这些先期准备工作完成之后，在会展上，就是ＰＤＡ大显身手的时候。这些ＰＤＡ机并非特别额外定制，而是购入普通的ＰＤＡ后，植入专门的软件系统。持有胸卡的观众无需签到，也不要交换名片，只要让ＰＤＡ在自己的胸卡上拍摄一下，条形码／二维码上的信息就被记录下来，存储在ＰＤＡ上。散会之后，服务人员把ＰＤＡ上的信息存储在电脑上汇总。再由后台软件操作人员对这些信息进行分析汇总，完整的观众管理就完成了。

    最快速的登记法 ?

    观众信息整理只需一天
   
    效率和准确性，是ＰＤＡ在会展服务上致胜的不二法宝。对这胸卡拍个照需要多少时间？

    最多十秒。

    处理ＰＤＡ上的数据多少时间？

    沈小姐说即使是大型会展他们的工作人员也可以保证在第二天把前一天的收集的信息处理过以后交给主办方。

    而准确性更是让主办方满意。前面提到过，使用传统的方法，那些登记了最后却没有来的人是很难统计的。现在就可以完全规避这些麻烦。没有参加会展的观众的信息不会被ＰＤＡ保存下来。同样，一个观众在展期内参观了几次也可以被统计出来。

    更有甚者，可以在不同展区的门口安排手持ＰＤＡ的服务人员，那么连每个展区到底有多少观众，这些观众具体是谁都清清楚楚。

    收费不菲 ?

    一台ＰＤＡ租金３００美元

    ＰＤＡ会展服务的效率是高了，但在收费上也颇为不菲。

    以昆仑亿发为例，ＰＤＡ产品每台的租金是３００美金一个展期，１０台为一组出租，也就是使用他们的ＰＤＡ服务，最少也需要支付３０００美金，这当然不是一个小数目。不过，昆仑亿发说这并不希奇，公司曾经接到过一次性租出１５０台ＰＤＡ的大手笔订单。

    这个收费标准是否太昂贵了呢？沈小姐回答，昆仑亿发定位于高端的服务。不过这个市场并不小，也有的竞争对手提供的服务价格低得多，不过效果还是不能相提并论的。

    据介绍，在目前的上海会展服务中，昆仑亿发占有５０％以上的市场份额，德国汉诺威、上海国际展览中心公司、科隆展览公司等大型展览公司都是昆仑亿发的合作伙伴。