做好展台工作管理之展期工作（一）

   【集萃网观察】展台工作

    展期工作是指展览会开幕到闭幕这一段时间的工作，是展览工作重要的阶段，也是正式的展台工作阶段。如果展览筹备工作做得充分，展台人员经过正常培训和工作交代，并努力工作，展台管理得当，那么展出目标应当能够达到。

    （1）展台工作，展台工作的主要内容包括接待客户、洽谈贸易、记录和市场调研。

    A、接待客户是展台关键性工作之一。接待工作的主要内容是发现新客户并与之建立联系，以及保持、巩固与老客户的联系。接待安排可以是随意的，也可以是预约的。最好将预约接待安排在观众人少的时间。以减少会谈时的打扰，同时也避免失去接待其他客户的机会。接待对象可以分为重要客户、现有客户、潜在客户、普通观众等。重要客户，不论是现有的还是潜在的，可以列出名单，事先告知展台人员。如果发现重要客户前来参观，要予以特别的接待。要接待好现有的客户，维护好关系。但是如果不是洽谈业务，就不要因为他们而耽误接触新客户。可以约他们在闭馆后吃饭、喝酒。接待潜在客户是展览会的最大优势、最大价值所在，也就是展台最重要工作之一。普通观众一般没有贸易价值，与展出目标没有直接关系，因此，不要耗费时间和精力接待普通观众，但是注意不能没有礼貌。可以巧妙一点，客气地打招呼，简略地解答问题，尽快结束交谈。

    B、洽谈工作也是展台关键性工作之一，与接待工作紧密相连。洽谈工作的重要内容之一是推销，推销公司产品和服务，推销公司形象。

    有效的推销会使潜在客户对展出公司产生信任，对展出的产品、服务产生兴趣，会使现有客户对新产品产生兴趣和购买意向。达到这一步，就开始进入洽谈阶段。要积极地争取与现有客户签订新的贸易合同。但是对新客户的大宗买卖以及投资项目要慎重，不宜当场签约。任何决定必须在彻底调查之后作出。报价、条件再好，也要保持慎重的态度，尤其是对展览会临结束前提出的大宗买卖和投资项目要警惕。“趁热打铁”的观念不可使用在展览会上。展览会的关键功能是建立新的关系，展览会之后还需要做调查工作，知根知底后再签大笔买卖和大项目投资。推销工作的成果表现在签订贸易合同。

    C、记录是展台正式工作之一。记录对展览评估和展览后续工作都很重要。展台记录的范围可以很广，但是主要记录是接待和洽谈工作。记录方式有多种，常见的有收名片，使用登记簿、记录表格、电子记录设备等。

    记录内容、格式应在展览会前准备好。记录内容根据工作需要选定，不要忽略任何重要信息，也不要记录没有价值的内容。记录格式设计主要考虑使用方便和效率。展览会开幕前，必须让展台人员熟悉记录表格。记录表格最好是复写式，一式多份：一份留给当地机构或代理，一份尽快发回总部，一份留在展台，用于存档和后续工作。复写式表格的每份都要注明去向和用途。如果是单页式表格，可以一天结束时或指定时间将表格内有关情况摘出发回总部以便于工作迅速处理。

    D、展台人员在做记录时，要争取尽可能准确，尤其是潜在客户。准确的记录有助于后续工作的针对性和效率。展台接待和洽谈记录要适时统计。每天可以简单的统计，内容包括观众接待数、观众来源、询问内容、合同洽谈数量和金额等，统计结果是每天展后会议的内容之一。对于一些需要急办的事则交相应部门、人员尽快办。在展览会闭幕后，可以做复杂一些的统计、分析，包括：根据记录建立或更新客户名单，选编新的展出邀请名单；分析宣传、广告、公关的效率并找出改进的方向，统计后续工作建议，分轻重缓急安排处理等等。记录、统计、分析也要指定人定时做。对于一些后续工作，迅速统计并立即处理非常重要。

    E、联络、公关工作是一项内容很广的工作，在此，主要谈及客户邀请、接待室、送礼工作。

    客户邀请工作是在展前已大规模做过。在展览期间，仍应视需要继续做客户邀请工作。展览期间的客户邀请工作主要限于重要的现有客户和潜在客户。

    接待室工作是展台工作的一部分。如果配备接待室，要充分利用。接待室应用于有价值的客户和贵宾。事先要向展台人员明确说明谁可以使用、什么时候使用。接待室是接待、谈判、签约的地方，气氛要轻松一些。但是要避免造成娱乐、消闲的气氛，避免接待室成为观众和展台人员休息的场所，要保持接待室做生意的气氛。接待室的招待品可以分等级提供，比如：软饮料、酒精饮料、快餐、正餐等。招待标准要按预算定，要注重效果。接待室要保持干净。接待工作做得好，也是展出成功的条件之一。

    展出工作一般都会配备礼品，要做好礼品管理工作。要明确赠送档次，一般分贵宾和工作用礼品。在正常情况下，第一天重要人物最多，最后一天最少。每天使用多少要有数，不要早早用完。礼品可以事先包装好，免得临时送礼来不及包装，在送礼后进行登记。一方面为了管理，另一方面是为了以后再送礼时好相应安排。

    F、调研是展览会的重要功能之一。贸易展览会不仅是买卖场所，也是理想的调研场所。展览会本身就是一个市场，是一个人员众多、气氛宽松的市场。在展览会上做调研节省费用、节省时间。进行信息采访，询问市场、产品甚至竞争者的情况比在其他环境中容易。在展览会上，展出者和参观者都不介意回答一些问题，有些甚至很乐意提供意见和建议。而在其他场合，就不是那么容易获得答复。据称，有关市场的任何问题都可以通过展览会的调研获得结果。在展览会上的调研范围和内容可根据展出需要和条件安排。

    调研工作可以委托专业公司做，也可以由展台人员自己做。专业调研公司的工作质量高，但是他们的产品专业知识可能不是太精。另外，出于经费、人员等方面原因，展出者大部分是自己做调研工作。